Konferencje i gale

Organizacja konferencji i gal wręczenia nagród

W ostatnim czasie popularność zyskują konferencje i gale wręczenia nagród. Chętnie podejmujemy się pełnej organizacji tego typu przedsięwzięć. Realizacje rozpoczynamy od poznania wizji wydarzenia, analizujemy ją, by skonfrontować z dostępnością oraz możliwościami techniczno-multimedialnymi, które zapewnią spektakularny efekt końcowy. Pomagamy w kontaktach z prelegentami, zaproszonymi gośćmi oraz w pozyskaniu nagród. Podczas wydarzenia jesteśmy niewidoczni i dyskretni. Naszymi klientami są między innymi Wirtualna Polska, Korona Kielce, Polska Press Grupa czy Meditrans, a podczas współpracy z zaprzyjaźnionymi agencjami współrealizowaliśmy wydarzenia dla takich firm jak Skanska, DS Smith czy Enea Elektrownia Połaniec.

Zakres obsługi konferencji i gali

Konferencja i gala różnią się rytmem: konferencja to długi dzień z prezentacjami i przerwami, gala to jeden wieczór z napiętym scenariuszem. Sprzęt bywa podobny, plan pracy — nie.

• Nagłośnienie sali z mikrofonami dla prelegentów, panelu i publiczności zadającej pytania.
• Ekrany LED lub projekcja — prezentacje, plansze przerw, oprawa nazw i logotypów partnerów.
• Realizacja wizji: przełączanie źródeł, podpisy prelegentów, timery i oprawa wyników.
• Oświetlenie sceny i mównicy ustawione tak, żeby twarz mówiącego była czytelna również w kadrze kamery.
• Transmisja online i nagranie — dla uczestników zdalnych i do późniejszego wykorzystania.
• Stanowisko dla prelegentów: podłączenie własnych komputerów, testy przed programem, sprzęt zapasowy.
• Próba techniczna przed rozpoczęciem — z udziałem osób, które będą mówić ze sceny.

Gala wręczenia nagród — scenariusz jest tu techniką

Na gali wszystko dzieje się raz i w określonej kolejności: zapowiedź, plansza z nominowanymi, wejście laureata, zdjęcie z wręczenia. Każdy z tych momentów ma swoje wejście dźwiękowe, świetlne i graficzne, a pomyłka w kolejności jest widoczna dla całej sali. Dlatego przy galach pracujemy na scenariuszu minutowym, uzgodnionym z prowadzącym i z organizatorem, i przechodzimy go na próbie przed wydarzeniem.

Oprawę graficzną — plansze nominacji, podpisy, oprawę wyników — przygotowujemy zgodnie z identyfikacją wizualną wydarzenia. Jeśli macie własne materiały albo pracujecie z agencją, realizujemy je na dostarczonych plikach; potrzebujemy ich przed montażem, żeby zdążyć z testami na docelowym ekranie. Realizację wizji prowadzi osoba przy mikserze, która zna scenariusz — nie ktoś, kto widzi go pierwszy raz w trakcie programu.

Pracowaliśmy przy wydarzeniach między innymi dla Wirtualnej Polski, Korony Kielce, Polska Press Grupy i Meditransu, a we współpracy z zaprzyjaźnionymi agencjami przy realizacjach dla Skanska, DS Smith i Enea Elektrownia Połaniec. W trakcie wydarzenia jesteśmy dyskretni: technika ma być słyszalna i widoczna w efekcie, nie w postaci krzątaniny przy scenie.